Dos Dados à Decisão

Capítulo 1 - Você tem dados. Mas tem informação?

Imagine a reunião de segunda-feira na Atlas Equipamentos. A diretoria recebeu três notícias.

A primeira parecia boa: as vendas haviam crescido. A campanha comercial lançada alguns meses antes aumentara a procura por uma das famílias de produtos mais importantes da empresa. O faturamento acompanhava esse movimento, e a equipe comercial acreditava ter encontrado uma oportunidade que merecia ser ampliada.

A segunda notícia era menos confortável: a margem estava caindo. O aumento do faturamento não se convertia no resultado esperado. Alguns produtos vendiam mais, mas deixavam uma parcela menor de resultado a cada unidade entregue.

A terceira notícia transformava o desconforto em urgência: os atrasos também haviam aumentado. Clientes que normalmente recebiam seus pedidos dentro do prazo começaram a cobrar novas datas. A produção dizia estar operando sob forte pressão. O estoque total continuava alto. Compras não identificava uma ruptura generalizada de materiais. A manutenção apresentava seus indicadores. A qualidade apresentava os seus. Cada área possuía números para explicar sua parte.

Ainda assim, a pergunta da diretoria permanecia sem resposta:

Se estamos vendendo mais e temos tantos dados sobre a operação, por que a margem caiu e os atrasos cresceram?

A Atlas não sofria por falta de registros. Seu sistema de planejamento de recursos empresariais armazenava pedidos, notas fiscais, produtos, clientes, fornecedores e compras. O sistema de execução da manufatura registrava ordens e apontamentos de produção. O sistema de gerenciamento de armazéns acompanhava movimentações de estoque. A manutenção registrava falhas e intervenções. A qualidade armazenava inspeções e não conformidades. Sensores produziam leituras de temperatura, vibração, corrente e pressão.

Havia dados em abundância. Faltava construir uma explicação que atravessasse esses dados. A distância entre possuir registros e compreender o que acontece era o verdadeiro problema.

O que você descobrirá: um número só ajuda a decidir quando sabemos o que representa, com o

que deve ser comparado e qual ação poderá mudar. Na sua empresa, o sintoma pode ser outro — uma

meta não atingida, um custo inesperado ou um cliente perdido —, mas o percurso começa pela mesma pergunta.

Um pedido registrado no sistema é um dado. A quantidade produzida em um turno também. O instante em que uma máquina parou, a leitura de vibração feita pouco antes da parada e o lote de matéria-prima consumido por uma ordem são dados.

Cada registro descreve alguma coisa observada, informada ou calculada. Isso não significa que ele, isoladamente, responda a uma pergunta de gestão.

41.320 unidades.

O número pode estar correto e, mesmo assim, dizer muito pouco. Foram produzidas 41.320 unidades em qual período? De quais produtos? Em uma linha ou em toda a fábrica? O plano previa quantas? As unidades refugadas estão incluídas? O apontamento foi encerrado? Há ordens ainda abertas? Estamos comparando unidades equivalentes?

Quando acrescentamos contexto, o mesmo número começa a ganhar significado:

A linha de produção 03 (L03) produziu 41.320 unidades boas durante a semana, diante de um plano de 48.000.

Agora é possível reconhecer um desvio. A produção realizada ficou abaixo do planejado. Ainda não sabemos por quê, mas já conseguimos formular perguntas melhores. A diferença ocorreu em todos os produtos ou em uma família específica? Houve falta de material? A linha ficou indisponível? O volume refugado aumentou? O plano considerava a capacidade real da semana?

Informação não é apenas dado acrescido de uma legenda. Ela surge quando os dados são organizados e interpretados segundo uma pergunta, um contexto e uma regra de negócio.

Essa regra merece atenção. A expressão “produção realizada”, por exemplo, pode significar coisas diferentes. Uma empresa pode considerar tudo o que saiu da máquina; outra, apenas as unidades aprovadas pela qualidade; uma terceira pode separar produção bruta, refugo e retrabalho. Se duas áreas usam definições diferentes com o mesmo nome, uma reunião pode apresentar números tecnicamente corretos e empresarialmente incompatíveis.

Antes de confiar em um indicador, portanto, precisamos saber como ele foi construído.

Ao longo do livro, utilizaremos algumas palavras próximas, mas não equivalentes.

Dado é um registro sobre um evento, uma entidade ou uma medição. Uma linha de pedido, uma inspeção e uma leitura de sensor são exemplos.

Informação é o resultado de organizar dados em um contexto que permita responder, ainda que parcialmente, a uma pergunta. Comparar o produzido com o planejado por